Klanten beheren

De klantfiche maakt het mogelijk om een verkoop te koppelen aan een geïdentificeerde koper, om facturen op zijn naam te genereren, en om een persoonlijk tarief toe te passen via het tariefprofiel.

Een klant aanmaken

Vanuit het menu Klanten klikt u + Nieuwe klant. Kies het type:

Particulier

• Naam, Voornaam (de naam is verplicht)
• Adres, postcode, stad, land
• E-mail, telefoon
• Interne notities (niet afgedrukt op het ticket)

Professioneel

• Maatschappelijke benaming (verplicht)
• Btw-nummer intracommunautair — gevalideerd volgens uw land (BE: BE0xxxxxxxxx, NL: NLxxxxxxxxxBxx, LU: LUxxxxxxxx, FR: FRxxxxxxxxxxx, DE: DExxxxxxxxx)
• Ondernemingsnummer (KBO/KvK/RCS/SIREN volgens het land)
• Dezelfde adres / contactvelden als de particulier

⚠️ Het standaardland van een nieuwe klant volgt het land van de zaak. Voor een buitenlandse klant wijzigt u het manueel → AuraPOS past de btw-validatie dienovereenkomstig aan.

Validatie van het btw-nummer

Wanneer u een btw-nummer invoert voor een professionele klant, controleert AuraPOS het formaat volgens het land. Als het formaat niet klopt, verschijnt een waarschuwingsbericht:

Het btw-nummer lijkt ongeldig voor Nederland. Verwacht formaat: NL123456789B01. Wilt u toch opslaan?

U kunt het opslaan forceren (handig voor een ongebruikelijk niet-EU-formaat) of corrigeren.

Tariefprofiel

Als de optie Multi-prijs is geactiveerd in Instellingen, kan elke klant gekoppeld worden aan een tariefprofiel (Prijs 1 tot Prijs 4). Gebruiksgevallen:

• Prijs 1: normaal tarief (standaard)
• Prijs 2: tarief trouwe klant
• Prijs 3: professioneel tarief
• Prijs 4: tarief grote volumes

Wanneer de klant aan de kassa wordt geselecteerd, schakelen alle producten in het mandje automatisch naar het overeenkomstige tarief. U hoeft er niet manueel aan te denken.

Een klant selecteren aan de kassa

Tijdens een verkoop klikt u op Klant in de actiebalk. Drie opties:

• Zoeken: typ het begin van de naam, maatschappelijke benaming of klantcode. Resultaten in real time.
• Recente lijst: de 10 laatst bediende klanten.
• + Nieuw: maakt ter plaatse een klant aan zonder de kassa te verlaten (verkort formulier).

Zodra de klant gekoppeld is, verschijnt zijn naam bovenaan het mandje. Klik op Klant verwijderen om terug te keren naar een toonbankverkoop.

Verkoopgeschiedenis per klant

Vanuit de klantfiche toont het tabblad Geschiedenis alle gekoppelde verkopen met:

• Datum en uur
• Ticket- / factuurnummer
• Bedrag incl. btw
• Betaalmiddel
• Status (gevalideerd, geannuleerd, creditnota)

U kunt een ticket opnieuw afdrukken, de A4-factuur genereren, of de geschiedenis exporteren naar Excel.

Tips

• Zoeken op btw: vanuit het menu Klanten kunt u zoeken op btw-nummer om snel een professionele klant terug te vinden.
• Duplicaten: AuraPOS detecteert mogelijke duplicaten bij het aanmaken (zelfde btw of zelfde naam + e-mail). Een popup stelt voor om samen te voegen.
• GDPR-export: vanuit de klantfiche genereert Exporteer mijn gegevens een PDF met alle geregistreerde info over deze klant (handig voor een GDPR-verzoek).
• Verwijderen: een klant met verkopen kan niet worden verwijderd (boekhoudkundige integriteit). U kunt hem markeren als Inactief om hem te verbergen uit zoekresultaten.